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Statistiques
Des chiffres qui parlent
45 000 $
Un employeur de 10 employés ou plus qui ne complète pas l’exercice d’équité salariale s’expose à des amendes de 1000 $ à 45 000 $ pour une première infraction.
6 000 $
Il est fortement recommandé d’établir une politique et un processus de traitement des plaintes pour prévenir la violence, le harcèlement et la discrimination afin d’éviter des amendes de 600 $ à 6 000 $ pour une première offense.
2%
Toutes les organisations du Québec doivent mettre en place une politique de protection des renseignements personnels. Les employeurs non-conformes s’exposent à des sanctions pouvant atteindre 2% de leur chiffre d’affaires.
Se conformer
Obligations RH applicables à toute entreprise (dès 1 salarié)
- 01
Pourquoi c’est essentiel? ClicSÉQUR – Entreprises, c’est la porte d’entrée unique pour accéder aux services gouvernementaux en ligne : Revenu Québec, CNESST, SAAQ, Registraire des entreprises et bien plus.
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Suivre les étapes d’inscription
- 02
Obligatoire dès la première embauche Toute entreprise qui embauche un(e) employé(e) au Québec doit être inscrite à la CNESST (Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail).
Cette inscription permet :
De protéger vos employé(e)s en cas d'accident ou de maladie liés au travail
De payer vos cotisations à la CNESST
D'accéder à votre dossier employeur en ligne
De respecter les exigences légales du droit du travail au Québec
Accéder au service en ligne de la CNESST
Remplir le formulaire en ligne
Soumettre votre déclaration
Une fois le formulaire envoyé, vous recevrez :
Un numéro de dossier CNESST
Vos informations de cotisation
Un accès à votre Dossier employeur en ligne
Points importants :
Délai d'inscription : Il est impératif que les employeurs s’inscrivent auprès de la CNESST dans un délai de 60 jours suivant la première date d’emploi de tout employé.
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Vos obligations légales en matière de harcèlement psychologique et sexuel
Depuis le 27 septembre 2024, tous les employeurs du Québec doivent se conformer aux nouvelles exigences de la Loi visant à prévenir et à combattre le harcèlement psychologique et la violence à caractère sexuel en milieu de travail. Cette loi renforce les responsabilités des employeurs pour assurer un environnement de travail sain et sécuritaire.
Ce que vous devez mettre en place
1. Adopter une politique de prévention et de prise en charge conforme aux exigences de la CNESST.
Cette politique doit être facilement accessible à l'ensemble du personnel, par exemple en l'affichant dans un endroit visible ou en la diffusant en ligne
Besoin d'aide pour rédiger votre politique?
La CNESST propose un modèle de politique que vous pouvez adapter aux besoins de votre entreprise.
2. Inclure la politique dans votre programme de prévention
Votre politique doit être intégrée à votre programme de prévention ou à votre plan d'action en santé et sécurité du travail.
3. Offrir de la formation
Vous devez offrir des formations spécifiques à la prévention du harcèlement psychologique et sexuel à l'ensemble de vos employé(e)s, y compris aux personnes désignées pour traiter les plaintes.
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RVER : une obligation légale… trop souvent oubliée!
Offrir un régime d’épargne-retraite à ses employés? Ce n’est pas seulement un avantage — c’est une obligation pour plusieurs employeurs québécois.
Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur les régimes volontaires d’épargne-retraite, les entreprises doivent offrir un RVER à leurs employés admissibles, à moins qu’un autre régime soit déjà en place (REER collectif, RPDB ou RPA).
Êtes-vous visé?
Vous avez 5 employés à temps plein ou plus (au Québec) depuis au moins 12 mois consécutifs? Vous n’offrez aucun autre régime d’épargne-retraite collectif?
Vous devez obligatoirement mettre en place un RVER pour vos employés admissibles.
Qui est un employé admissible?
Une personne salariée :
Âgée de 18 ans ou plus
Ayant au moins 1 an de service continu
Travaillant au Québec
Qui n’a pas déjà accès à un régime collectif d’épargne-retraite avec votre entreprise
Vos obligations comme employeur
Offrir un RVER et inscrire automatiquement les employés admissibles
Effectuer les retenues salariales (à moins que l’employé se retire)
Verser les cotisations prélevées au gestionnaire de régime
Informer les employés admissibles de leur droit d’adhérer ou de se retirer
Conserver les preuves de communication et d’adhésion ou de refus
À noter : Aucune cotisation patronale n’est obligatoire, mais vous pouvez contribuer pour bonifier l’avantage.
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À qui elle s’adresse?
La Loi 25, s’applique à toutes les organisations québécoises, incluant les PME et les OBNL, qui collectent ou partagent des renseignements personnels sur leurs clients, employés ou fournisseurs. Pourquoi se conformer ?
La commission de l’accès à l’information (CAI) peut imposer des pénalités pour :
Omission de nommer un responsable des renseignements personnels
Non-déclaration d’un incident de confidentialité
Défaut de faire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Ces sanctions peuvent aller jusqu’à 10 000 000 $ ou 2 % du chiffre d’affaires mondial annuel.
Des poursuites civiles et des recours collectifs sont aussi possibles en cas d’utilisation ou de communication non autorisée de renseignements personnels. Au-delà des sanctions légales, il y a aussi des risques associés à la perte de crédibilité auprès du public qui peuvent affecter l’image de votre entreprise.
Étapes clés à retenir pour être conforme :
Voici une liste de contrôle en 4 étapes qui vous permettra de protéger les renseignements personnels de vos client, employés et fournisseurs.
Nommer un RPRP (responsable des renseignements personnels) et publier ses coordonnées conformément aux exigences. Rôle de la personne responsable
Inventorier tous les renseignements personnels collectés. Gabarit d’inventaire des renseignements personnels
Établir des politiques (confidentialité, consentement). Les entreprises doivent être transparentes sur la manière dont elles recueillent, conservent et utilisent les données personnelles. Les rendre disponible sur le site web de l’organisation est la façon la plus efficace. Si vous n’avez pas de site web, elle doit être rendue disponible par tout autre moyen jugé efficace. Gabarit de politique de confidentialité
Mettre en place la gouvernance : Lors de la mise en place de la politique. L’entreprise doit également s’assurer que les informations transmises à des tiers soient protégées de manière adéquate. Elle doit obtenir une confirmation écrite de l’engagement de leurs fournisseurs à protéger les informations conformément aux lois du Québec. Le RPRP doit mettre en place un plan d’actions en cas d’incident de confidentialité, tenir un registre d’incidents. Gabarit de plan d’actions
En cas de violation de la confidentialité concernant les données personnelles, le RPRP doit :
- Prendre les actions appropriées pour réduire la possibilité de dommages aux individus affectés et prévenir la récurrence d’incidents similaires
- Informer la CAI et les individus affectés Gabarit de rapport d'incident Formulaire de déclaration d’un incident de sécurité à l’intention de la CAI
Note importante : Cette liste de contrôle vous accompagne dans la mise en place des mesures de conformité liées à la loi 25. Toutefois, il est recommandé de consulter un expert si vous sentez le besoin de certifier la conformité des mesures prises avec toutes les lois applicables.
Se conformer
Obligations RH applicables à toute entreprise de 10 à 99 employés
Les entreprises comptant plus de 10 employés doivent se conformer aux obligations décrites ici, en plus de celles applicables aux entreprises de 1 à 9 employés.
- 01
Au Québec, les entreprises dont la masse salariale annuelle dépasse 2 millions de dollars ont l’obligation d’investir l’équivalent d’au moins 1 % de cette masse salariale dans des activités de formation pour leurs employés. C’est ce qu’on appelle communément la "Loi du 1 %" (officiellement, la Loi sur les compétences).
L’objectif est de favoriser le développement des compétences des travailleurs, renforcer leur savoir-faire et contribuer à la performance des entreprises.
Concrètement, cela signifie que les entreprises concernées doivent :
Offrir des formations pertinentes à leurs employés (en lien avec leur poste ou leur développement professionnel) ;
Déclarer ces activités annuellement à Services Québec ;
Prouver que les montants ont bien été investis, sous peine de devoir verser la somme non utilisée au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre.
Exemple de calcul
Une entreprise ayant une masse salariale annuelle de 3 200 000 $ doit investir 1 % de ce montant, soit :
3 200 000 $ × 1 % = 32 000 $
Cette somme peut être investie dans :
des formations internes ou externes,
du coaching ou du mentorat structuré,
des programmes de perfectionnement en ligne ou en présentiel,
ou toute autre activité admissible visant à développer les compétences des employés.
Si l’entreprise ne dépense pas ce montant en formation, elle devra verser la différence au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre.
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Au Québec, le français est la seule langue officielle. Avec l’adoption de la Loi 96 en 2022, la Charte de la langue française (aussi appelée Loi 101) a été modifiée afin de renforcer les obligations linguistiques des entreprises. L’objectif est clair : faire du français la langue normale et habituelle du travail, du commerce et des affaires.
Pour les entreprises, cela signifie qu’elles doivent non seulement respecter la loi, mais aussi valoriser le français au cœur de leurs pratiques, outils, communications et relations professionnelles.
Ce que la Loi 96 exige :
Pour toutes les entreprises, peu importe leur taille :
Rédiger toutes les offres d’emploi en français, y compris en ligne;
Fournir en français les communications internes importantes (politiques, procédures, notes, instructions);
Respecter le droit des employés de travailler en français (aucune exigence d’une autre langue sauf nécessité démontrée);
Afficher le français de façon prédominante sur la signalisation, les affiches, les étiquettes, les menus et les communications clients;
S’assurer que les produits et services offerts comprennent les informations nécessaires en français (garanties, manuels, étiquettes, etc.).
Pour les entreprises de 25 employés et plus (nouveau seuil depuis la Loi 96) :
Inscription obligatoire auprès de l’OQLF;
Processus de francisation obligatoire, incluant, au besoin, un programme de francisation;
Obtention du certificat de francisation, attestant que le français est la langue normale et habituelle du travail;
Traduction en français de tous les outils de travail : logiciels, formulaires, politiques, communications internes, documentation RH;
Formations offertes en français ou accompagnées d’une version française.
Ce que la Loi 101 exigeait déjà (et continue d’exiger) :
Pour les entreprises de 50 employés et plus :
Obligation de s’inscrire auprès de l’OQLF et de soumettre une analyse de la situation linguistique;
Mise en place obligatoire d’un comité de francisation;
Programme de francisation requis si le français n’est pas suffisamment utilisé;
Certificat de francisation obligatoire;
Suivi périodique par l’OQLF pour assurer le maintien des exigences.
Pour toutes les entreprises, même avec moins de 50 employés, la Loi 101 impose aussi :
L’utilisation du français dans les communications avec les employés (contrats, conventions, politiques);
La rédaction des contrats d’adhésion et documents préétablis en français, à moins qu’une autre langue soit demandée explicitement;
L’obligation d’offrir aux consommateurs tous les documents essentiels en français : modes d’emploi, garanties, promotions, services après-vente, etc.;
L’utilisation du français comme langue de l’affichage public et des messages commerciaux.
- 03
Équité salariale : une obligation légale, un levier stratégique
Saviez-vous que l’équité salariale n’est pas seulement une bonne pratique, mais une obligation légale au Québec?
Dès qu’une entreprise atteint une moyenne de 10 personnes salariées ou plus, elle doit se conformer à la Loi sur l’équité salariale. Cette loi vise à corriger les écarts salariaux découlant de la discrimination systémique envers les emplois majoritairement occupés par des femmes.
Les obligations varient selon la taille de votre organisation.
Voici un aperçu :
10 à 49 personnes salariées
Réaliser un exercice initial d’équité salariale dans les 4 ans suivant l’atteinte de 10 personnes salariées.
Évaluer le maintien de l’équité salariale tous les 5 ans.
Afficher les résultats de l’exercice et du maintien.
Conserver les documents relatifs aux travaux pendant au moins 6 ans.
Produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES).
Note : La formation d’un comité d’équité salariale est facultative pour cette catégorie.
50 à 99 personnes salariées
Établir un programme d’équité salariale structuré en quatre étapes obligatoires.
Évaluer le maintien de l’équité salariale tous les 5 ans.
Afficher les résultats de l’exercice et du maintien.
Conserver les documents relatifs aux travaux pendant au moins 6 ans.
Produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES).
Note : La formation d’un comité d’équité salariale est facultative, mais recommandée pour favoriser la participation des personnes salariées.
100 personnes salariées et plus
Établir un programme d’équité salariale structuré en quatre étapes obligatoires.
Former un comité d’équité salariale composé de représentants de l’employeur et des personnes salariées, dont au moins deux tiers représentent les personnes salariées et au moins 50 % de ces représentants sont des femmes.
Évaluer le maintien de l’équité salariale tous les 5 ans.
Afficher les résultats de l’exercice et du maintien.
Conserver les documents relatifs aux travaux pendant au moins 6 ans.
Produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES).
- 04
Le 30 septembre 2021, le projet de loi n° 59 modernisant le régime de santé et sécurité au travail a été adopté. La modernisation de la loi confirme donc l’obligation qu’ont les entreprises d’offrir un environnement sain et sécuritaire pour la santé physique et psychique de leurs travailleurs.
Qui est concerné ?
Depuis le 6 avril 2022, tous les établissements qui n’ont pas déjà des mécanismes de prévention et de participation dans leur milieu de travail doivent mettre en place le régime intérimaire des mécanismes de prévention et de participation.
Dans le cadre du régime intérimaire, les employeurs doivent mettre en place :
Les mécanismes de prévention : programme de prévention ou plan d’action ;
Les mécanismes de participation des travailleurs : comité de santé et de sécurité, représentant en sécurité ou agent de liaison.
Le régime doit être mis en place avant octobre 2024. Son objectif est la prévention proactive, nécessaire à la protection de la santé et sécurité des travailleurs québécois.
Quelles sont les conséquences de ne pas se conformer ?
La loi a augmenté les amendes pour infractions à la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles. Selon la nature des infractions, ces amendes varient entre 500 $ et 10 000 $ lorsqu’elles concernent une personne physique et entre 1 000 $ et 20 000 $ lorsqu’il s’agit d’une personne morale. Le seuil minimal et maximal de l’amende sont doublés à la première récidive et triplés la fois suivante.
Que dois-je faire ?
Si votre entreprise compte plus de 20 employés. Il est nécessaire de former un comité de santé et sécurité.
Responsabilités du comité :
Faire l’identification et l’analyse des risques incluant les risques psychosociaux
Tenir des rencontres sur la santé et la sécurité du travail
Faire des recommandations à l’employeur en ce qui concerne la santé et la sécurité
Si votre entreprise compte 19 employés ou moins, vous devez nommer un agent de liaison en santé et sécurité.
Responsabilité de l’agent de liaison :
Participer à l’identification et l’analyse des risques
Faire des recommandations à l’employeur en ce qui concerne l’identification des risques
Mise en place du régime intérimaire :
Étape 1 : Identifier les risques dans le milieu de travail
L’identification des risques consiste à repérer les risques susceptibles d’être présents dans le milieu de travail et de les associer aux endroits où ils peuvent s’y trouver.
Il est recommandé d’utiliser l’outil d’identification des risques disponible sur le site de la CNESST
Étape 2 : Analyser les risques
Cette étape consiste à évaluer la gravité potentielle des conséquences, et la probabilité d’occurrence d’un accident. L’analyse des risques est importante pour bien comprendre la nature des risques et leur importance.
Étape 3 : Prioriser les risques
La priorisation des risques permet d’établir le niveau de dangerosité et l’ordre dans lequel il faut mettre en place les mesures de prévention.
Étape 4 : Corriger
Lorsque les risques ont été identifiés, analysés et priorisés, des mesures de prévention doivent être mises en place pour corriger les risques qui ne peuvent pas être éliminés.
Étape 5 : Contrôler
Une fois les risques corrigés, il faut s’assurer que les correctifs mis en place restent et demeurent efficaces à l’aide de mesures de contrôle, et ce, de manière permanente.
Se conformer
Obligations RH applicables à toute entreprise de 100 employés et +
Les entreprises comptant plus de 100 employés doivent se conformer aux obligations applicables aux entreprises de 1 à 9 employés, celles aux entreprises de 10 à 99 employés, ainsi que celle ci-dessous.
- 01
En vertu de la réforme de la Charte de la langue française (Loi 96) au Québec, une entreprise qui emploie 100 personnes ou plus doit instaurer un comité de francisation.
L’employeur est responsable de la mise en place du comité. Ce dernier doit :
Être composé d’au moins 6 membres.
Être paritaire (50 % des membres doivent représenter la direction, et 50 % doivent être des représentants des employés, choisis en collaboration avec les syndicats ou les employés eux-mêmes).
Avoir une représentation des différents services de l’entreprise.
Doit se réunir au moins 3 fois par année.
Le comité de francisation est responsable de :
Élaborer un programme visant à généraliser l’usage du français dans toutes les sphères de l’entreprise
Surveiller les progrès du programme
Produire des rapports à l’OQLF
L’employeur ne peut pas interférer dans la mission du comité, mais il doit lui fournir les moyens de fonctionner efficacement.
Voici un modèle de programme de francisation pour une entreprise de 100 employés et plus ainsi qu’un exemple de charte interne de francisation.
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